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广西壮族自治区企业事业单位管理文件材料归档整理规则

发表时间:2017-07-18 00:00:00 来源:

为了适应档案管理现代化的需要,充分发挥电子计算机在档案管理中的作用,进一步提高企业事业单位档案管理的标准化、规范化和现代化水平,改革传统档案整理方法,简化归档整理程序,提高档案工作效率,特制定本规则。

 

第一条 本规则规定了企业事业单位管理文件材料归档整理的原则、方法和基本范围。

第二条 本规则依据国家档案局《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成的一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》和《工业企业档案分类试行规则》,参照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)和档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)制定。

第三条 本规则适用于档案管理现代化水平较高,实现计算机检索和档案信息网上查询的工业企业、非工业企业、非生产性企业公司及各类事业单位,在职能活动中形成的办理完毕、应归档保存的各种管理文件材料的整理。科技文件材料的整理不适用于本规则。

 

管理文件材料包括党群工作、行政管理、经营管理(业务管理)、生产技术管理四类文件材料,科技文件材料包括产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器四类文件材料。

 

第四条 企业事业单位管理文件材料归档整理的原则是以管理文件材料为对象,依据企业事业单位管理职能进行实体分类的分类框架不变,将管理文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。

 

第五条 管理文件材料的整理单位。一般以每份文件材料为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

 

第六条 管理文件材料应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

 

第七条 管理文件材料分类。对同一年度形成的管理文件,将文件按分类标准确定的最低一级类目分开(亦可只分到一级类目,年归档量少的单位可将管理文件材料合并为管理类),再将同一类目内文件按划定的保管期限分开。

 

第八条 管理文件材料可在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列,或者按时间排列。会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

 

第九条 管理文件材料应按类别和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。档号章统一采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)的格式(见图A1)。档号应填写全宗号、年度、分类号、盒号,全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,没有的可不填,年度即文件材料形成的年度,分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号,盒号是档案按大类分年度的顺序排列或按年度分大类的顺序排列后的流水号,亦可按年度流水或跨年度流水编号;序号即件号,可填分类最低一级类目内流水编号,也可填盒内流水编号,但同一个立档单位必须保持统一。

 

第十条 管理文件材料应以大类或年度编制归档文件目录。文件材料应逐件编目,来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000的格式)(见图A2)。档号、保管期限分别填写该页目录所对应归档文件的档号和保管期限;序号填写内容同档号章中的序号;文件编号,填写文件的发文号;责任者,填写文件材料的形成部门或主要责任者;文件材料题名,填写文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[   ]”;日期,填写文件材料的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909;页数,填写每件文件材料的页数,文件中有图文的页面为一页;备注,注释文件需说明的情况。

 

归档文件目录应装订成册并编制封面。目录可根据档案的排架方式按归档文件的类别或年度编制,目录封面(见图A3 )相应标明全宗名称、归档文件的类目名称、起止年度,全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范简称。

 

第十一条 管理文件材料分类编号后装入档案盒。档案盒统一采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)的格式(卷盒封面格式见图A4,脊背格式见图A5,备考表格式见图A6)。卷盒封面项目可根据实际需要填写或不填;脊背项目只填写保管期限和档号,保管期限依据有关规定填写划定的保管期限,统一标注在案卷脊背档号栏的上方 ,档号填写与盒内文件档号相同,案卷题名不须填写;备考表项目包括说明、立卷人、检查人、日期和互见号,说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,立卷人由整理人签名,检查人应由该盒归档文件质量审核者签名,日期分别填写归档整理完毕和审核的日期,互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,档号后应注明档案载体形式,并用括号括起,为便于管理,可在备考表右上角增加标注本卷档号,备考表置于盒内文件之后。

 

第十二条 本规则于2005年起执行。 

 

第十三条 本规则由广西壮族自治区档案局负责解释。


       

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